شيوه‌های مدیریت بهتر زمان

مقدمه

روایتی از پیغمبر اکرم (ص) منقول است که حضرت فرمودند: «هرگاه روز قیامت بیاید، بنده قدم از قدم بر ندارد، مگر اینکه از او درباره چهار چیز پرسیده مى‏‌شود: از عمرش که در چه راه صرفش کرده است؟ از جوانیش که در چه راه بوده است؟ از کسبش که از کجا بدست آورده و در چه راهى مصرف کرده است؟ و از دوستى ما اهل بیت» (مجلسی، 1389، ج 74، ص 169).

زمان، مهم‌ترین منبعی است که در اختیار همگان قرار دارد و به صورت مساوی بین همه افراد، توزیع شده است. اما استفاده بهینه از آن با توجه به وضعیت افراد مختلف، فرق می‌کند. تنها دارایی غیر قابل تغییر، غیر قابل خرید و بدون قابلیت ذخیره، زمان است. راز دستیابی به موفقیت در همه عرصه‌های زندگی، مدیریت مؤثر این عنصر با ارزش است (پهلوان، 2013). مدیریت زمان، در حقیقت، مدیریت خود است. میزان زمانی که در اختیار افراد است مهم نیست بلکه چگونگی استفاده از آن مهم است. نکته مهم دیگر، این است که امروزه افراد، برای پر کردن زمان خود، گزینه‌های متعددی را در اختیار دارند درحالی‌که در گذشته نه‌چندان دور، این گزینه‌ها بسیار محدود بودند (داس و میشرا، 2010). بنابراین مدیریت زمان برای همه افراد به خصوص جوان‌ترها امری حیاتی است.

مدیریت زمان به نحوی شایسته، مانند تعیین اهداف و اولویت‌ها در زندگی و نظارت بر اعمال و رفتار می‌تواند باعث کاهش استرس، افزایش بهره‌وری شغلی، حفظ تعادل در زندگی و پیشرفت تحصیلی شود (صالح‌الخطیب، 2014). نتایج یافته‌های پژوهشی حاکی از آن است که آموزش مدیریت زمان می‌تواند استرس افراد را کاهش و احساس کنترل زمان را در آن‌ها افزایش دهد و در نتیجه، باعث افزایش میزان بهزیستی آن‌ها شود (هافنر، استوک و آبرست، 2015). یافته‌های پژوهشی، حاکی از اثربخشی مدیریت زمان در افزایش عملکرد تحصیلی و نیز خود‌ـ‌کارآمدی است (سواری و کندی، 2011؛ هیون‌ـ‌یانگ و همکاران، 2011). همچنین آموزش مدیریت زمان به نوجوانان دبیرستانی باعث کاهش استرس، اضطراب و افسردگی آن‌ها شده بود (باروس و همکاران، 2013).

هیچ‌چیز جای زمان از دست‌رفته را نخواهد گرفت، بنابراین حتی نمی‌توان زمان را با پول مقایسه کرد. اما اگر فرض کنیم، هر ساعت عمر ما 10 دلار، ارزش داشته باشد؛ به این ترتیب، اتلاف وقت، خودکشی است. ما می‌توانیم با به‌کارگیری، راهکارهایی ساده، زمان خود را بهتر مدیریت کنیم و درنتیجه، میزان بهره‌وری را در زندگی افزایش دهیم. در ادامه چند راهکار ساده ولی مؤثر برای مدیریت زمان، ارائه شده است.

زمان، مهم‌ترین منبعی است که در اختیار همگان قرار دارد و به صورت مساوی بین همه افراد، توزیع شده است. اما استفاده بهینه از آن با توجه به وضعیت افراد مختلف، فرق می‌کند. تنها دارایی غیر قابل تغییر، غیر قابل خرید و بدون قابلیت ذخیره، زمان است.

هر شب، قبل از خواب، نیم‌ساعت را به برنامه‌ریزی برای انجام کارهای فردایتان اختصاص دهید. ممکن است این‌کار مسخره و خسته‌کننده به نظر بیاید. اما این‌کار به شما کمک می‌کند تا ذهنی منسجم داشته باشید، روی اولویت‌های زندگی‌تان وقت بگذارید و صبح به محض بیدار شدن از خواب بدانید که می‌خواهید چه کاری را انجام دهید. بنابراین زمان‌تان تلف نخواهد شد، ضمن اینکه استرس‌تان کاهشو آرامش‌تان افزایش پیدا خواهد کرد.

بپذیرید که نیازی نیست فوراً جواب همه تماس‌های تلفنی یا ایمیل‌ها را بدهید. اگر مشغول کار روی یک برنامه خاص هستید پس فقط در زمان‌های از قبل تعیین‌شده توسط خودتان، جواب تلفن‌ها یا ایمیل‌ها را بدهید. مواظب باشید در دام عادات غلط‌تان در این زمینه، گرفتار نشوید. اگر تماسی، نیازمند پاسخگویی سریع شما نیست، پس این کار را انجام ندهید.

سعی کنید برای هر کاری، یک ضرب‌الاجل تعیین کنید تا بیش‌ازحد برای انجام آن وقت، صرف نکنید. اگر باید n تعداد صفحه را تا ساعت x بخوانید بنابراین به احتمال زیاد، انجام سایر وظایف، شما را مشغول نخواهد کرد. اگر لازم است، این برنامه‌ریزی را در تقویم خود ثبت کنید تا مسیر انجام کارها را گم نکنید.

قبل از اینکه کاری را انجام دهید یا سر قرار ملاقات، حاضر شوید، کمی فکر کنید و ببینید دقیقاً به دنبال چه چیزی هستید. در این‌صورت، بلافاصله سراغ اصل مطلب خواهید رفت. بعد از اتمام ملاقات یا کار، کمی فکر کنید ببینید آیا به اهدافی که می‌خواستید، رسیدید یا نه. این کارها باعث می‌شود که نه تنها بتوانید خیلی خوب، روی کار خود تمرکز کنید، بلکه به شما کمک می‌کند تا زودتر به خواسته و هدف خود دست پیدا کنید.

رعایت «اصل پارتو»[1]؛ این اصل به ما می‌گوید 80% موفقیت شما ناشی از 20% کاری است که انجام می‌دهید. بنابراین باید آن 20% کار یا کارهایی که 80% موفقیت را برای‌تان به همراه دارد شناسایی کنید و تمام توجه خود را روی آن‌ها متمرکز کنید.

کارهای شبیه‌به‌هم را با هم فهرست کنید و انجام دهید. برای مثال، اگر باید 10 تلفن در طول روز به افراد مختلف بزنید، همه 10 شماره و اسامی صاحبان آن‌ها را روی کاغذ بنویسید و ساعتی را به انجام این کار اختصاص دهید.

ملاقات‌های خود را مدیریت کنید. همیشه دستور کاری برای یک ملاقات داشته باشید. همچنین زمان اتمام جلسه را نیز همان ابتدا به طرف مقابل بگویید. کارمندان معمولاً 16 ساعت جلسه کاری در هفته دارند درحالی‌که یک‌چهارم این زمان به بطالت می‌گذرد.

وقتی برای انجام کاری نیاز به تمرکز دارید، عوامل مزاحم را از خود دور کنید. می‌توانید محیط ساکت و آرامی را برای انجام کار خود انتخاب کنید. یا اگر در محیط شلوغی قرار دارید، یک هدفون در گوش خود بگذارید تا سر و صدای محیط، حواس‌تان را پرت نکند. اگر دارید با رایانه یا لپ‌تاپ خود کار می‌کنید، سایت‌های خبری و اجتماعی را از مرورگر خود حذف کنید تا برای دیدن آن‌ها وسوسه نشوید.

کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و ابتدا دو یا سه کاری که بیش از همه اهمیت دارند را در دستور کار خود قرار دهید. موقی‌که این کارها را انجام دادید احساس موفقیت می‌کنید. همچنین احساس می‌کنید اکنون آزادید تا به بقیه کارهایتان بپردازید.

یاد بگیرید در مواقع لازم «نه» بگویید. نیازی نیست به درخواست‌های همه پاسخ دهید. باید ملاقات‌های ضروری را از غیرضروری، جدا کنید. پس هر موقع، نمی‌خواهید با کسی ملاقات کنید قاطعانه و محترمانه به او «نه» بگویید. همچنین به یاد داشته باشید نیازی نیست برای افراد توضیح دهید چرا فرصت دیدارشان را ندارید.

زودتر از زمانی که تعیین کرده‌اید کار را شروع کنید. همیشه در بین انجام کار، اتفاقاتی می‌افتد که از حوزه اختیار و کنترل ما خارج است. بنابراین وقتی انجام تکلیفی را زودتر شروع می‌کنیم، در صورت بروز اتفاقات پیش‌بینی‌نشده، فرصت کافی برای انجام کار خود خواهیم داشت.

خود را درگیر جزئیات یک کار نکنید. کامل‌گرا نباشید. اگر بیش‌ازحد به جزئیات یک کار بپردازید از اصل آن آن غافل خواهید شد. اصلاح نواقص کار را بگذارید زمانی که کار به اتمام رسیده است انجام دهید. همچنین برای ارزیابی کارتان ملاک‌های عینی داشته باشید. اینکه صرفاً بگویید «موقعی کارم خوب است که به دلم بنشیند» اصلاً خوب نیست. در عوض، باید بگویید موقعی کارم خوب است که n تعداد ویژگی که مد نظرتان است را داشته باشید. مثلاً اگر دارید تحقیقی را انجام می‌دهید باید بگویید تحقیقی خوب است که منابع آن بروز باشد، پیوستگی و انسجام مطالب در آن حفظ شده باشد، دارای مقدمه و نتیجه‌گیری باشد و.... البته مواظب باشید خیلی ملاک‌های ارزیابی‌تان را زیاد نکنید. چون در این‌صورت باز هم زمان را از دست خواهید داد.

اگر برای انجام کاری، وقت ندارید یا در آن زمینه تخصص ندارید، مسئولیت انجامش را به عهده نگیرید. در این‌صورت، هم اعتماد به نفس‌تان پایین می‌آید، هم زمان خود و دیگران را تلف می‌کنید و هم اینکه به عنوان انسانی، بدقول شناخته می‌شوید.

از ابزارهای جدید برای برنامه‌ریزی استفاده کنید. مثلاً ساعت‌ها یا تاریخ‌های مهم را در تلفن همراه، تبلت یا رایانه خود ثبت کنید. تا زمان انجام کارها را به شما یادآوری کنند. در این‌صورت، دیگر نگران فراموش کردن کارهای خود نخواهید بود.

همیشه در محل کار یا منزل، یک ساعت مناسب مقابل خود داشته باشید. برخی‌اوقات، افراد به قدری درگیر فعالیتی که دارند انجام می‌دهند می‌شوند که گذشت زمان را متوجه نمی‌شوند. در این‌صورت، خیلی از کارهایشان به تعویق می‌افتد (فورسایث، 2010).

منابع

مجلسی، م. ب. (1389). بحار‌الانوار. جلد 74. تهران: دارالکتب الاسلامیه.

Burrus, J., Jackson, T., Holtzman, S., Roberts, R., & Mandigo, T. (2013). Examining the Efficacy of a Time Management Intervention for High School Students, ETS, Princeton, New Jersey, 13-25.

Das, I., & Mishra, S. (2010). Effect of Depression upon Time Management of Undergraduate Students. J. Psychosoc. Res, 5(2), 291-298.

Forsyth, P. (2010). Successful Time Management. London: KoganPage.

Häfner, A., Stock, A., &  Oberst, V. (2015). Decreasing students’ stress through time management training: an intervention study. Eur J Psychol Educ, 30, 81-94.

Hyun-Young, K., Young, K. S.,  Hyang-won, S., &  Eun-Hye, S. (2011). Time Management Behavior and Self-Efficacy in Nursing Students. J Korean Acad Nurs Admin, 17(3), 293-300.

Pehlivan, A. (2013). The Effect of the Time Management Skills of Students Taking a Financial Accounting Course on their Course Grades and Grade Point Averages. International Journal of Business and Social Science, 4(5), 196-203.

Saleh Al Khatib, A. (2014). Time Management and Its Relation to Students’ Stress, Gender and Academic Achievement among Sample of Students at Al Ain University of Science and Technology, UAE. International Journal of Business and Social Research, 4(5), 47-58.

Sevari, K., & Kandy, M. (2011). Time management skills impact on self-efficacy and academic performance. Journal of American Science, 7(12), 720-726.

           

   [1] Pareto principle